외식 프랜차이즈 재고관리 담당 직원으로 가장 어려운 점을 꼽으라면 나는 곧장 반품 이슈를 꼽을 것이다. 파손이나 제품 결함에 의한 사유가 가장 많은데 점포에서 센터 창고 내로 들어오기까지, 그리고 센터에서 프랜차이즈 본부나 공급처로 반출되기까지 해당 실물이 어디에 있는지를 기억하고/추적 및 확인하고/공유해야 하기 때문이다.
전산 상의 재고와 실재고가 일치하지 않고 붕 뜨게 되는 며칠의 기간 갭이 묘한 긴장감을 주는데 그 기분이 썩 좋지는 않다. 실제로 센터에 재고로 존재하는 경우에도 파손되어 쓸 수 없는 상황이라면 프랜차이즈 본점 배송편에 포함하여 보낼지(위탁 재고인 경우), 공급처에 회수 반품 혹은 교환을 요청할지(도매 재고인 경우) 등을 관계자들과 협의해야 하고 물건이 실제로 나가는 시점까지 신경을 써야한다.
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1. 위탁 재고 반품
위탁 재고의 경우 우리의 거래처가 프랜차이즈 본사 1개이기 때문에 소통만 평소에 원활히 진행되었다면 반품 과정이 크게 까다롭지는 않다. 프랜차이즈 본사의 재고를 센터가 보관만 해주는 것이기 때문에 모든 의사결정을 그쪽에서 내려준다.(그게 또 맞기도 하다.) 대개 이 경우 점포에서 문제가 되는 제품을 자체 폐기하고 익 배송편으로 센터 정상 재고를 추가 출고 하여 부족분을 맞춰준다. *만약 이때 출고 단위가 맞지 않게 되면 본점으로 나머지 부분을 출고하고 전산 상 반품으로 처리하는 방식으로 진행이 된다. 물론 센터 보관 중 파손이나 배송 중 파손인 경우 loss가 되어 센터 귀책이며, 본사가 제품 매입금액을 센터에게 청구하면 된다.
2. 도매 재고 반품
도매 재고의 경우 온전히 센터가 매입해 보유한 센터 자체 재고이기 때문에 반품에 대한 의사결정을 스스로 내려야 한다. 이 경우 제품 자체 결함이 발견될 때에는 제조업체(매입처)에게 책임을 묻고, 적재 및 보관 중 현장 직원이 파손시킨 경우 센터 귀책이 되며, 배송 중 보관방법 문제나 부주의로 인한 파손의 경우 배송매니저 귀책 사유가 된다.
1). 귀책 유형에 따른 사후 처리
센터나 배송매니저 귀책이라면 일단 Loss로 잡고, 점포에 물건이 이미 나간 상태라면 센터 내 정상 재고를 추가 배송해주고 기존 제품을 회수하거나 점포에서 자체 폐기하면 될 것이다. 월말 재고 마감 시 센터 파손 건은 일반적인 Loss로 회사 손실로 감당하면 될 일이고, 배송매니저 귀책이라면 해당 매니저에게 청구하면 될 일이다.(배송매니저는 센터 직원이 아닌 자영업자)
제조업체에서 보내온 제품 자체의 하자(포장 불량, 씰링 불량, 박스 내 제품 개수가 애초에 모자라게 담겨온 경우 등)가 발견되는 경우라면 반품 처리가 진행된다. 도매 재고의 경우 사진 증거수집이 1차 과정이다. 점포에 출고된 후 발견된 하자 제품은 센터로 익 배송편에 회수해오거나 매장 자체 폐기를 진행하게 된다. 마지막으로 센터 내 파손 제품이 잔류하는 경우 해당 업체로부터 다음 입고 받을 때 그편에 반품 회수가 진행되는 게 정석이지만, 이미 매출전표가 발행된 건이기 때문에 경험상 업체들은 기발생 매출이 마이너스처리가 되는 반품보다는 "맞교환"이나 (무상)"지원 방식"을 선호하는 것 같다.
2). 맞교환 vs. 무상지원
맞교환이란? 센터 내 잔존하는 파손품을 재고 업체에 회수하도록 하고, 정상 재고로 동일한 개수만큼 받는 것이다. (예를 들어, 정상 발주되어 입고될 수량이 100개이고, 센터 파손 3개라고 가정했을 때 업체가 103개를 입고 시 가져오고, 센터 파손 제품 3개를 회수해가는 형태이다.) 이때 센터에서는 입고를 원래 예정대로 100개만큼 잡게 되고 센터 내 정상 재고로 판단되는 수량을 따로 수정할 추가적인 소요가 없다.
지원이란? 센터 내에 해당 파손품 실물이 없는 경우이다. 이미 점포에 출고되어 점포 자체 폐기가 진행된 상황이 이에 해당한다. 이미 폐기된 제품을 센터로 회수해올 수도 없는 노릇이고, 설령 점포에서 파손 제품을 보관해두고 있다 하더라도 센터에 가져와서 폐기해야하는 번거로움이 있기에 굳이 회수해오지 않는 경우가 많다. 이때는 증거사진을 제시하여 제품 하자로 인한 업체 귀책임을 입증하고, 무상지원을 받는 형태를 취한다. 이때 발행되는 거래명세서에는 지원 품목의 경우 공급가가 0원으로 찍혀 딸려온다.
3. 반품에 관한 잡지식
한편 업체 입장에서는 상품가치가 없어져 폐기될 파손품을 맞교환해가는 것보다는 지원해주는 방식을 선호하기도 하는데, 이는 폐기 비용이 발생되기 때문인 것 같다. 그래서 실제로 파손품이 센터에 있어도 회수해가지 않는 경우도 있는데, 이런 파손품의 경우 서로에게 애물단지라서 재고관리자가 빠르게 판단해 직원들이나 지인들에게 나눠주는 등으로 처리하는 경우가 일부 있다.
반품 참 쉽지 않다. 모든 제품이 하자 및 수량 문제 없이 들어와 정상출고 되는 이상적인 상황만 있다면야 정말 좋겠다만, 현실은 매일 벌어지는 파손과 반품을 끊임없이 신경써야만 한다.
게다가 진정한 번거로움은 실물이 반품되어 센터에서 나갈 때까지 추적관리하며, 현장 로케이션을 여러번 확인하게 만든다는 점이다. 이 업무는 언제쯤 익숙해질지 의문이다.
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